远程办公环境中如何管理多个云协作工具

　　新冠肺炎疫情和向远程在家办公模式的转型带来的一个重要IT 发展趋势是，视频会议系统等协作工具的使用量急剧增加。

　　Gartner 在2020 年6 月发布的报告中指出，受疫情影响，越来越多的用户开始远程办公，这使得2020 年全球在基于云计算的网络会议产品上的支出将增长24%，达到41 亿美元。

　　从员工的连通性和生产力的角度出发，这些系统的大量使用是一种积极的发展趋势。远程办公的员工可以轻松地与同事、客户、业务伙伴和其他人保持联系并分享内容。但是一旦企业对组织内使用的应用程序和平台的数量和类型失去控制，那么问题就出现了。

　　工具的泛滥将导致风险和效率低下

　　由于这些产品大多基于云计算，因此部署起来比较容易。实际操作中，任何部门、团队，甚至个人都可以在IT 主管或业务经理不知情的情况下下载一个在线会议应用程序并使用它们。

　　即便是那些已经对员工应使用何种视频会议和协作平台制定了规划和相关规定的公司，也可能会突然发现员工在使用其他的工具和平台。

　　IDC 的高级研究分析师 Rich Costello 说：“ 我发现目前许多企业都在大量使用多供应商产品。业务终端用户通常都是面向消费者的，因此他们更喜欢使用直观的、易用的且能够提供更佳用户体验的协作工具和应用程序。这些优点对办公室内的日常办公也同样具有吸引力。”

　　IT 与云服务提供商 Carousel Industries 的统一通信与协作业务副总裁Tony McQueen 发现，很多客户都在运行二三个协作系统。

　　McQueen 说：“有些企业的2 个会议室就在隔壁，但是2 个会议室使用的却使用两种完全不同的技术召开在线会议。所有的解决方案都有自己的一套安全方法、报告工具和故障排除步骤，这本身就是一个挑战。这使得企业很难获得一个统一的控制平台，以确定解决方案是如何被使用的以及是否获得了投资回报。”

　　事实上，基于多云工具的激增将给IT 部门带来大量挑战。Costello 说：“IT 部门非常关心能否有效地监控和管理这些协作工具，特别是在安全性和合规性方面。”

　　Gartner 的高级首席分析师Megan Fernandez 表示，多种会议和协作工具的最大问题是系统的成本和全面部署。

　　Fernandez 指出， 如果企业使用了多种产品，那么他们肯定存在为相同服务重复付费的情况。她举例称：“例如，协作解决方案一也支持外部会议，但是没有解决方案二好用。如果企业购买了两个独立的解决方案，那么由于它们需要多个许可证，因此成本会更高。”

　　Fernandez 说， 如果企业为了节约成本只授权部分员工使用这些服务，那么企业可能将无法享受到大批量采购才能享受的折扣优惠。用户数量达到500 个的企业可以享受25% 的许可证折扣，用户数量达到1000 个企业可以享受40% 的许可证折扣，1000 个以上用户的企业可以享受50% 的许可证折扣。批量折扣已经成为了企业降低成本的一个重要途径。”

　　协作平台部署和使用的范围越广，效果就会越好。她说：“如果一个企业内只有少量用户在使用该解决方案，那么用户将无法体验到协作的优势。”

　　作为一家帮助企业选择视频会议提供商和协作工具的云通信咨询公司，GetVoIP 见证了企业在整合所有不同平台以获得最大收益时所面临的困难。

　　该公司创始人兼首席执行官Reuben Yonatan 表示： “因为无法判断应该优先考虑哪个平台，以及工具是如何发挥作用的，这些企业最终只能使用每个平台的一小部分，从而无法享受到这些平台的所有优势。”

　　应对挑战

　　如果企业发现自己处于这种情况，那么他们到底应该怎么做？对员工使用非企业选定的视频会议和协作工具的行为进行打压可能会导致不满和反弹。如果采取“视而不见”的态度又可能会导致管理出现混乱。

　　IDC 的Costello 说：“我认为在这个问题上需要有一定的灵活性。终端用户使用这些非企业选定的工具是有特定原因的，IT 部门和企业必须要认识到这一点，并努力搞清楚它们为什么受员工欢迎。”

　　如果企业选择更为灵活的处理方法，那么他们需要采取措施以确保这些平台能够获得成功。

　　了解在用工具的所有信息

　　首先，IT 部门需要发现企业内部正在使用哪些工具和平台。这意味着需要展开一次内部审查，甚至是对业务部门负责人进行一次简单的调查，从而确定员工正在使用哪些协作工具和会议服务。

　　Costello 说， 作为这项工作的一部分，IT 部门需要在企业内部找到这些协作工具的支持者并与其进行坦诚的交流。这些支持者可以帮助IT 部门搞清楚为什么这些协作工具会受到业务线的终端用户的欢迎。

　　他指出：“业务部门内的产品拥护者也可以协助IT 部门进行调查，提供他们自己的反馈意见，并就调查对象、相关问题等提供指导。在发现过程中，还需要识别并解决企业部署的协作解决方案中存在的安全漏洞和合规性漏洞。此外，及时更新协作软件非常重要。

　　与此同时，Gartner 的 Fernandez 指出， 了解在用平台的全部功能同样也很重要。

　　Fernandez 解释说，这其中包括从供应商处获取平台路线图，以便深入了解未来的产品版本。在某些情况下，现在产品在功能上的改进可使得企业不需要为满足特定需求而再购入其他平台。

　　她举例说：“例如，在未来的版本中，视频会议解决方案支持的并发用户数量会不断增加，企业将不再需要购入其他的解决方案以满足大型会议。”

　　成熟一个添加一个

　　GetVoIP 建议企业从第一个视频会议或协作工具开始，在完全掌握了第一个工具之后再添加其他的工具。 Yonatan 说：“ 这样一来，企业就能够知道第一个工具可以做什么工作，以及如何集成第二个工具才能获得最大收益。”

　　许多基于云的协作与会议产品供应商正在努力让其平台能够与其他的工具和平台实现轻松整合。其中的一环是，企业也应该花功夫对系统的集成能力展开研究。

　　Yonatan 说：“ 在选择工具时，首要考虑因素之一应该是平台是否能轻松地与其他协作平台实现集成。这既方便又节省时间。”

　　既要灵活性，但又不能失去原则

　　Yonatan 说， 企业不仅要向员工强调使用企业认可的平台，同时也要给员工一些自由探索的空间。他说：“如果员工有探索的空间，那么他们可能会找到一种更适合的工具，这将让企业从中受益。”

　　他补充说：“出于安全考虑，企业在灵活性上应当把握好度。如果企业认为任何未经企业批准的工具都可能危及信息安全，那么企业就应当对它们给予坚决的打击。”

　　制定明确的政策并对使用者展开培训

　　Fernandez 说，IT 和业务领导人应积极主动地列出具体的协作用例，以及他们希望员工使用这些服务的方式。与此同时，IT 和业务领导人还应提供相应的培训资源，并对协作工具的最佳实践进行大力推广。

　　监控使用情况并做好相应的准备

　　Fernandez 说：“ 企业应充分利用好分析和仪表板工具，以深入了解协作工具的实际使用情况。如果某些解决方案的使用率较低，那么公司需要搞清楚其中的原由，并将这些因素纳入到正在进行的规划和投资决策当中。”

　　本文作者Bob Violino 为Computerworld、CIO、 CSO、InfoWorld 和Network World等网站的特约撰稿人。

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