ERP 系统在出版社财务管理工作中的应用

　　【摘要】市场经济的不断发展，推动了各行各业的转型升级。在这一背景下，传统出版社面临的内外部压力越来越大。这要求出版社不仅应该重点关注社会对出版行业提出的新要求，还应该不断调整和优化企业内部的财务管理模式，以保证自身能够适应市场发展趋势，实现持续性发展。要实现这一目标，出版社需要在财务工作中有意识地引进ERP 系统，并进行合理运用，以为自身发展注入新动力。文章概述了ERP 系统对出版社财务工作的影响，介绍了出版社财务管理现状，并在此基础上探究ERP 系统在出版社财务管理工作中的具体应用情况。

　　一、ERP 系统概述

　　ERP 系统是在20 世纪中期由美国加特纳公司提出的企业管理标准，并且是在制造资源计划的基础上发展而来的一种面向供应链的管理思想。其主要是借助计算机技术中的面向对象技术以及关系数据库结构等信息产业成果，将企业的管理理念、业务数据、业务流程以及人力和物力等资源在计算机程序中进行有机整合，而形成的一套以 ERP 思想为核心的管理体系。在这个系统中，供应链管理是其核心思想，将资金、物质、技术以及人员等有形或者无形的资产都看作一种企业资源而对其进行统一管理。其主要强调的是在对企业各项资源进行有效整合和控制的基础上，实现客户、供应商、制造商以及客户信息的高度集成，从而促进企业内部各供应链的有效合作。

　　二、ERP 系统对出版社财务工作的影响

　　出版社的财务管理具有突出的特性，为了满足市场需求，出版社每年都要出版一定数量的新书，且每年都有大量书籍需要重复印刷，图书种类逐年增加，累计数量十分庞大。图书成本受图书品类、工艺等因素的影响较大，财务工作的难度较高，另外，在出版社的成本构成中，包含的内容非常复杂，有稿费、编辑费、审读费、校对费，还有纸张、印制、仓储等生产成本，这类成本的结算期限普遍较长，甚至会出现成本费用还没有结算，书籍就开始销售甚至售空的情况，进一步增加了成本核算的难度。为了有效应对这些问题，出版社应该积极引进ERP 系统并进行有效应用，以准确把控图书的整体生命周期，实现全流程管理，加强对图书质量的控制，将出版社的管理、业务以及财务等工作有机结合起来，促进出版社管理水平的提升。最为重要的是，借助ERP 系统的信息平台，能够实现多层次业务数据的共享，让财务人员能够及时了解各项数据，有效提升财务工作质量。

　　三、出版社财务管理工作现状

　　（一）图书的成本归集不及时

　　一方面，出版社的成本构成包含内容相对繁杂，且结算周期相对较长，如印制费用通常情况下需要在印刷完成后的几个月结算，而版税经常需要依据图书的具体销售数量来核算，图书成本结算滞后，导致图书成本归集不及时，从而影响财务工作的正常开展。另一方面，图书成本核算需要多部门参与，导致核算流程相对较长，如编审以及稿酬等费用结算由编辑部门（或总编办）发起，图书销售信息由发行部门提供，印刷费的结算由印务部门负责，每个部门都配有专门系统，如发行使用批销系统、总编办使用稿费系统、财务部门使用用友系统，导致出版社各部门之间形成信息孤岛。除此之外，财务部门通常在得到付款信息之后才能归集成本，导致图书成本归集不及时，进而造成主营成本结转不及时、库存图书成本低估等问题。

　　（二）预收账款收入确认不及时

　　在以往的财务管理工作中，出纳通常以银行流水为依据对收款备查账进行登记，主要涉及收款时间、金额以及来款单位等信息，会计人员则依据具体收款情况在财务系统中做预收账款。在日常财务工作中，需要财务部定期与发行部沟通收款及发货情况，人工匹配款项和销售数据。由于人工匹配不可避免地会存在疏漏，因此年底需要会计人员依据预收账款的相关信息与发行部进行对账清理，并补开相关发票。通常情况下，出版社以发票信息为依据来确认具体收入，因此如果财务和发行两个部门不能及时展开协作，在确认预收账款时则需要财务与发行人员主动发起，这导致每年出版社都会出现预收账款处理不及时的情况。

　　（三）具体库存不明确

　　早期发行部使用单机版的批销系统，其他部门无法了解具体的发货、在途及库存数据，加上退货入库不及时，年末在途询证函、回函率低等，导致财务部、办公室以及发行部在联合开展清查和盘点工作时，系统呈现的库存数量与实际库存量之间存在偏差。这主要是因为出版社的图书存放地点相对较多，除了主仓库外，部分图书在印制完成之后不放入主仓而是寄放在印厂，还有部分图书完成印制之后直接由印厂发货给渠道商或客户，导致系统不能有效统计图书的准确数量，因此在进行盘点清查时需要与人工清查方式相结合。在这个过程中，一旦出现数据偏差，将不能及时确认原因。图书是出版社的重要资产，具体数量如果不能及时确认，不仅会为其带来一定的经营风险，还会给审计工作带来一定风险。尤其是出版社一般为国有企业，图书管理不善容易增加国有资产流失风险。因此，亟须引进新系统对图书的发货、退货以及库存等信息进行精确核算。

　　四、ERP 系统在出版社财务管理工作中的应用

　　（一）在优化业务流程方面的应用

　　ERP 系统在出版社财务管理工作中的良好应用，不仅能优化其业务流程，还能为内部管理工作提供良好支撑。ERP 系统具有较高的整合性，其模块设计形式能有效增强出版社的应对能力，因此这一系统在出版社中的合理应用，能够将各部门紧密联系起来，助力出版社经济效益的提升。首先，在出版社合理应用这一系统，能够借助其整合优势，构建一体化信息平台，进而实现各模块信息的有效整合和数据共享，为出版社分析和预测市场发展趋势提供有力的数据支撑。其次，在图书编辑环节，对于稿费、校对费以及编审费的相关支出信息，财务人员能够及时利用卡片进行更新，以保证编辑、财务以及校对等人员之间各项财务数据的交流和共享。再次，在印刷出版环节，财务人员能够依据卡片信息及时获取图书发印及入库信息，从而督促相关人员完成图书成本费用核定，及时归集成本，进而为图书订阅提供便利。最后，业务人员借助ERP 系统，能够及时获取图书的预算以及成本信息，并及时开展复核工作，进而有效控制图书成本。

　　（二）在财务分析和绩效考核中的应用

　　出版社由于其产品的特殊性，每年新出版图书成百上千种。而每一种图书的实际成本也各不相同，即使同一种书也可能因销售渠道的不同导致折扣不完全一致，这就造成同一种图书销售相同册数产生的收入和成本却不尽相同（成本会因合同履约成本不一致而产生差异）。加上历年出版的图书照常销售，每年常销的图书品种繁多，成本核算极其复杂，很难实现单本书经济效益的准确核算，导致财务管理无法做到精细化，通过财务分析也很难找出影响出版社发展的痛点。引进ERP 系统后，每本书的收入和成本由系统自动归集，不仅准确性大大提高，而且通过图书成本效益卡片能直观地看到单本书的各项数据信息，包括印数、发货及退货数量、收入、成本、销售毛利等，让整个流程上的所有人员都能做到对图书经济效益情况心中有数。财务人员通过分析图书数据，能筛选出经济效益较差的图书，而企业管理层在充分考量图书的社会效益和经济效益之后，也能够合理做出是否继续出版或加印的决策。

　　引进ERP 系统后，出版社的绩效考核得以进一步改进，可以合理引进与社会效益和经济效益相关的各项考核指标，并根据出版社发展定位分别赋以不同权重，在促进出版业务发展的同时，助力出版社战略发展目标的实现。

　　（三）在收入确认及库存管理中的应用

　　ERP 系统能有效提高库存管理水平。借助ERP 系统中的发行模块可以更好地开展图书的盘点、出入库以及退货等工作。当工作人员将图书送至仓库后，管理人员要在系统中查找图书的印刷信息，确认无误后办理相关入库手续，进而完善图书的库存及在途管理流程，有效堵塞管理漏洞。ERP 系统也可协助分仓库开展盘点工作，方便相关人员及时了解和管理每个仓库的具体情况，即便相关数据出现差异，也可有针对性地进行处理。

　　借助ERP 系统能提高收入确认的准确性及效率。负责销售的图书发行人员在接到订单后，在发行模块中将发货审批单填写完整，交由部门主任审核，审核通过后将其传送至仓库管理员，由仓管员发货。结算时原发行人员在ERP 系统选定需要结算的发货单提交开票申请，经发行部主任审核后由相关会计人员开票，进而完成整套销售工作。出版社会计对发票及对应的发货单核对无误后记账，收入凭证自动传递至财务系统，至此该项销售完成财务与业务的无缝对接。

　　（四）在成本核算中的应用

　　图书编辑借助ERP 系统的编务模块，能够录入并管理选题立项、发稿、成书以及合同等信息，同时生成每本图书的专属卡片，为图书后期的发行和印制提供有效的信息支撑。印刷人员通过系统中的印务模块，利用图书名称、作者或书号等信息能够搜索与之相对应的卡片，并及时录入图书的版次、版型、印次以及出版日期等相关信息。财务人员应用核定和支付等功能，顺利完成图书成本费用的审核、归集，还可以设置或者修改成本预算。借助ERP 系统，不仅能归集和结转图书相关成本，还能实时获得单本图书的成本数据。图书出版后，其相关的成本数据即基本确定，责任编辑按照与作者约定的稿酬标准进行编务费用核定，印务人员根据印刷合同约定的印制成本金额进行印务费用核定，系统则将这些成本信息自动划分到对应的图书卡片中，以此为依据归集图书成本，并于每月末按照出版印张数分配编录经费，最终按照印刷正量计算出每种书的单位成本。图书完成销售后，系统根据销售数量自动计算出对应的销售成本从而生成主营成本结转单，每月末成本会计对数据审核无误后记账，生成主营成本结转凭证并传递至财务系统。流程上的相关人员都能借助ERP 系统查询每种图书的成本信息，为选题提供有效的信息支撑，还能分析实际的成本定价与预算的差异，通过对具体差异原因的分析来进一步研究成本可控区间，进而促进出版社整体效益的提升。

　　（五）在预收账款和应收账款方面的应用

　　出版社开展财务管理工作时，通过ERP 发行模块与财务应收和预收模块的良好衔接，提升出版社在应收和预收账款方面的管理能力。如ERP 系统，财务人员能够将应收、预收账款与客户管理模块匹配，这一模块中不仅涉及客户的基础资料，还包含折扣、信用额度以及来款明细等内容，二者相匹配可为针对性地开展财务管理提供便利。同时，借助这项系统功能，财务人员能够有效管理客户群体，并在系统中直接标注客户的应收或者预收款项，这就使得在规定时间内明确每一项账款的实际情况变得非常便利，在很大程度上减少了人工核对的工作量，有效提升了财务管理工作的开展效率和质量。

　　五、结语

　　综上所述，在市场竞争日益激烈的当下，出版社要想不断提升行业竞争力，需要重视自身财务管理工作。但是，受以往管理理念和方式的影响，出版社在财务管理方面存在一定问题，严重阻碍了出版社的良好发展。随着经济体制改革的逐步推进和信息技术的不断发展， ERP 系统逐渐得到财务人员的重视，并在财务工作中得到良好应用。因此，出版社需要在财务管理工作的开展过程中充分利用ERP 系统，以增强出版社各部门之间的联系，强化各项信息数据的共享，增强财务管理的有效性，提升出版社的行业竞争力。

　　主要参考文献：

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　　[2] 孙文颖. 如何充分发挥出版社日常财务管理的效能[J]. 出版参考，2019(5):72-73.

　　[3] 孙文颖. 浅谈出版社财务管理的精细化举措[J]. 出版参考，2019(3):71-72.

　　责编：杨雪