医院招投标档案管理问题研究

　　摘 要：概述了医院招投标档案的特性，分析了当前招投标档案管理的问题，针对《政府采购法》《电子招标投标办法》相关规定，提出了招投标档案管理的可行性建议。

　　在医院后勤管理中，招投标档案的管理是档案管理中重要的一环，但实际工作中存在留存档案名录不清、档案留存形式和年限不明及档案管理不够规范等问题。

　　一、招投标档案的特性

　　招投标档案不仅记录招投标的过程，同时也是明确法律责任的保证。招投标档案存在三方面的特性：

　　（ 一）多样性

　　医院后勤招投标的合同范围涉及电视电话类、商铺类、药房类、餐饮食堂类、汽车类、物业合同类、环境类、太平间类、供应类和工程类（动力和修建）等10 余种，涉及整个后勤工作中的方方面面。

　　（ 二）系统性

　　招投标工作具有系统性，相应地产生的各种档案资料也是一个整体。同时，在档案管理过程中，应该具有科学合理的管理流程以及相关的配套制度。

　　（ 三）分散性

　　由于负责招投标的科室不同，在招投标档案管理过程中有部分档案留存在办公室，同时也有部分档案留存在各个科室中，由此导致了档案管理规范不够统一，对档案的管理效率和水平也形成一定制约。

　　二、招投标档案管理存在的问题

　　针对当前招投标档案的特点，以及档案留存的实际用途（如审计）等，认为当前招投标档案留存具有以下三点问题：

　　（ 一）留存档案名录不明确

　　医院对于档案留存名录没有统一规定，复杂的档案包括近20 小项，简单的档案仅包括6 小项。由于不同工作、不同部门对档案资料的要求不同，有时会导致院方无法提供所需的档案，从而造成外审和日常管理中的不便。

　　（ 二）档案留存形式和年限不明

　　目前医院后勤档案的留存形式以纸质版为主，也存在部分招投标文件是电子版的情况。关于档案的留存年限，没有明确规定。

　　（三）档案管理不够规范

　　医院在招投标档案管理方面尚无明确的管理细则，如何科学划分档案种类和不同部门的职责，如何提高档案管理和使用的效率，都是困扰工作人员的现实问题。

　　三、可行性意见

　　（ 一）档案留存名录

　　在《政府采购法》中规定采购文件包括采购活动记录、采购预算、招标文件、投标文件、评标标准、评估报告、定标文件、合同文本、验收证明、质疑答复、投诉处理决定及其他有关文件、资料。虽然对档案留存目录并未有详细的规定，但根据医院后勤实际情况，强制性留存目录应包括：阅办单、三重一大会议纪要、招标文件、评标过程文件（专家签到表、参与单位签到表、招标论证会议纪要、评分表）、投标文件、最终合同。同一类型的项目应形成统一的招投标档案留存目录，以便于管理，并且确保满足使用要求。

　　（ 二）档案留存形式

　　《电子招标投标办法》在2013 年5 月1 日开始施行。这使招投标过程中电子招投标有法可依，方便了档案的电子化留存。在招投标过程中，信息的记录一般以纸质材料为主，可运用扫描仪等设备将纸质材料变成数字化材料，并进行智能化管理。电子化档案的留存对电子信息的安全提出新的要求，可通过档案加密、防火墙和预防入侵等手段加强电子档案的安全性。总之，通过现代化信息手段对招投标档案进行电子化管理，可强化档案的完整性，便于管理。

　　（ 三）档案留存年限

　　档案留存年限说法不一，在相关文件中关于招投标档案留存年限的规定主要有三点。第一，在《政府采购法》中第四十二条规定：采购文件的保存期限为从采购结束之日起至少保存15 年；第二，在《政府采购货物和服务招标投标管理办法》第六十七条中规定：采购文件的保存期限为从采购结束之日起至少保存15 年；第三，在工程类招投标档案管理中，目前招投标档案的保存期为5 年，但是相关学者认为5 年并不能够涵盖所有项目的竣工完成及后续工作，建议延长至15 年。

　　综上所述，在日常档案留存中应以15 年为保存年限。

　　（ 四）档案管理

　　档案管理过程中除保存纸质资料外，还应保存电子资料，便于查找和智能化管理。同时，运用新技术和新理念，确保档案的完整性和安全性。由此规范管理招投标档案，建立统一的档案管理标准。

　　四、结束语

　　在新形势下，对医院后勤的招投标档案管理提出了新的要求，面对新的挑战，应重视研究档案管理的电子化、数字化，运用大数据、互联网+ 的手段为招投标档案管理建立新理念和方法。相信未来医院后勤招投标管理工作将会取得较大进展。