北京大学第一医院后勤信息化建设

　　摘要：文章分析了医院后勤信息化系统的作用、意义，并结合北大第一医院组建信息化建设团队的实例，阐述了信息化建设对于医院发展的深远意义。

　　关键词：后勤信息化；信息化建设；信息化管理

　　在网络时代飞速发展的今天，互联网的重要性无可替代，信息化也是时代发展的一个潮流。正是这种快速发展，使后勤服务也具备了信息化管理的条件。然而信息化服务的内在需求是什么，后勤信息化又能为我们做什么呢？下面以北京大学第一医院（以下简称北大医院）的发展为例浅析后勤信息化的建设。

　　一、后勤信息化的作用与效果

　　北大医院从民国时期的北京医科专门学校附属诊察所发展到今天，职工人数早已超过了3000人，在未来的5~7年中，还将陆续有新建院区交付使用。医院的发展不单单是数量与面积上的增加，还包括了新建项目内的所有设备设施的更新换代，而总务后勤工作人员的数量却呈现了逐年递减的趋势，这就意味着所有在职后勤服务人员需要承担更大的工作量。在背景下，要实现对人、财、物的有效管理和资源合理配置，以达到精细化管理与经营化管理的目标，信息化建设成为必要条件。

　　（一）信息化人员及任务管理

　　由于院区分布以及职工的分工不同，医院基层工作人员向管理层逐级汇报日常工作，这无疑是对时间的极大浪费。通过后勤信息化管理系统可以帮助基层员工采用客户端上传本日工作内容的形式，将工作内容如实上传到信息化系统之中存档，上级领导就可通过信息化系统对员工的工作情况进行检查。

　　信息化系统对人员管理的好处也并不局限于此。作为院方保洁质控巡查人员来说，每日需要对全院区各个角落进行不止一次的巡视，在巡视过程中可能发现种种问题。通常的处理方法为某一区域发现问题后反映到保洁部门，等待保洁员到场，确认清理完成后再奔赴下一个保洁区域，往返如此，大大降低了质控员的工作效率。开放后勤信息化系统后改变了工作方法，质控人员可以一次性巡查医院各区域，而后通过信息化系统将发现的问题逐一上传，形成系统的任务，直接反映到物业公司。其管理人员就可实现在线查看，把所有任务进行分类，分派到指定人员落实完成，而后再次反馈到质控员任务进展情况，质控员在下轮巡视中可以进行复查，如果最初的问题解决，就意味着任务结束，否则该任务继续循环。

　　工作流程简单化后，总务后勤的管理可以实现对院方基层员工与物业公司双方的监管，既可以看到院方员工每天的工作量，又可以通过所发生的任务数以判断物业公司服务质量的高低，还可以针对某一项未完成任务进行分析，究其原因，确定责任方，加速落实。

　　除此之外，信息化的实现有效积累问题经验，利于总结工作，更为刚刚参加后勤服务工作的年轻人提供了极大的便利。

　　（二）信息化财产管理

　　利用后勤信息化系统可帮助完善对财产的管理。众所周知，医院后勤是一个只有开销没有盈利的部门，因此对于医院的财产更需要花销分明，管理清晰。以“三公消费”中的公车消费为例，现在医院的信息化系统可以做到将每一次出车事项完整记录，包括用车部门、用车事由、乘车人数、到达地点、驾驶员姓名、驾驶车辆、车号以及本次公里数，清晰明了。除此以外，车辆也是属于特种设备，使用过程中存在一定的损耗，需要定期检修，一些长期或超期服役的车辆甚至出现频繁维修的情况。利用信息化系统可以将每一次维修内容，保修期限等一一录入电脑，在未到保修期限而重复修理的内容就完全可以拒绝付款，做到为支付的每一分钱负责。医院现在的信息化系统已经做到将ETC卡、停车消费金额、时间等数据定期上传，与出车任务相辅，既做到了对车队支出费用的记录，又做到了对车队员工的绩效管理。

　　（三）信息化设备管理

　　总务后勤不仅要为医院职工及就诊患者提供各项服务，还要保证整个医院的正常运转，尤其是各类专业设备，利用信息化系统可做到对各类设备的有效管理。具不完全统计，每日为保障北大医院正常运转的基础设备就达到了6000余台。如此庞大的设备持有量意味着一项更加浩瀚的工程。其中就包含了设备的损耗及日常维护问题。纸质版记录方式伴随着长时间的翻看出现了记录破损，以及丢失的情况，同时需要专人进行整理、造册，无形中加大了后勤工作量，更不能对所有设备信息都了如指掌，从而造成了一定安全隐患。在后勤信息化系统启用后，相关工作人员将所有设备信息辅以各设备实体照片全部录入系统，为每一台设备都建立设备档案，并针对需要定期维护设备设置提醒功能，在该设备设定检测日期前提醒设备管理员进行相应准备。信息化系统已经可以支持远程查看指定大型设备实施运行数据，除此以外将所有设备进行分类，制定索引目录，实现直接搜索制定设备查看信息，更可支持对同类设备信息的对比查看功能。因此后勤信息化系统对“物”的管理也有相当的指导意义。

　　北大医院的后勤信息化系统对水、电、天然气、热力、电话费用、耗材使用、修建工程费用等各项数据可进行统计，但是由于各类数据的统计周期不同，故在信息化系统中的更新时间依旧参照统计时间而定。

　　二、后勤信息化系统的开发与实践

　　北大医院的后勤信息化系统，完全是基于微软开放软件sharepoint建设而成，从设计到实施，从在线试运行到投入使用未进行任何投资，也未申请增加任何人员编制，完全由在职员工组建开发，在完成本职工作的同时，利用业余时间完成此项工作。

　　（一）初期

　　在后勤信息化建设初期，开发团队每周选取固定时间，邀请软件设计的相关专家教授专业知识。在开展软件设计学习的同时，大家从本职工作出发，构思信息化模块框架，以及各框架之间练习以及所包含的内容，实现最终效果。

　　（二）中期

　　在后勤信息化建设中期，开发团队人员已具备了一定软件设计能力，通过实验系统开始上机操作，搭建信息化系统。每周选取固定时间举办沙龙形式的座谈方式被完整的保留了下来，大家在沙龙上分享自己的设计成果、经验，把遇到的问题集中攻克，为信息化系统的正式建设铺平道路。

　　（三）后期

　　在后勤信息化建设后期，开发团队严格按照PDCA的戴明环管理方式，以时间倒推的方法，在每次沙龙上为每一名成员布置下一阶段的工作内容及目标，各成员利用一周的时间来完成分配到的任务，到下一次沙龙检查任务完成情况，如果没有完成，分析原因寻找解决方案，并将其加入到下一阶段的工作内容中去，而后布置下阶段工作。如此循环，将信息化建设开展起来，并在2014年初做到正式在线运行。

　　三、结束语

　　当然，现在所使用的信息化系统还不是很完善，存在各种问题，但是也已经一定程度上减轻了后勤人员的劳动强度，达到了预期设计的目标。而且在整个信息化建设过程中，获得一个能够提高后勤的服务质量与效率的信息化平台，为一线员工提供了更好的服务，更加组建了一支优秀的信息化建设团队。

　　参考文献

　　［1］陈梅.医院后勤外包精细化管理的要点［J］.中国医院建筑与装备，2014.7

　　［2］吴璐璐，陈建平，吴锦华.信息化管理在医院后勤社会化改革中的应用探索［J］.中国医院建筑与装备，2014.9

　　［3］凌达，汤越.论医院建设项目投资控制与管理［J］.中国医院建筑与装备.2014（04）

　　文|张昊