建立AV和IT部门之间的 良好协作

　　十年前，大学校园里的AV和IT部门仍然是截然不同的实体，很少需要合作。但在过去几年里，这一切都发生了翻天覆地的变化。随着蓝牙和BYOD、无线教室的普及，以及越来越多的协作和互动学习环境的趋势，它以前所未有的方式出现在教室中。

　　如今，这两种截然不同的领域融合在一起，现在两者已经密不可分了，在这一过程中，肯定会有一些磕磕绊绊。随着带宽AV出现在IT网络上，两个部门之间的冲突将不可避免。下面我们分析两个AV部门，表明他们与各自的IT部门有着良好的部门间关系。

　　现代教室反映了企业的发展趋势

　　一位大学的技术服务主任说，尽管他已经在学校工作了多年，但仍然面临一些挑战。一般大学有大约数千、近万名学生，每名学生上课时都有一台笔记本电脑。笔记本电脑创造了一种现代的、互动的课堂体验，在这种体验中，多个用户需要同时投影材料或在协作小组中工作。但是对于AV团队来说，创建这些多媒体教室始终是一个挑战。学校拥有一个由两名技术人员和少数学生工人组成的团队，负责100多个多媒体教室、6个礼堂或大型会议场所，以及数十个会议室和休息空间。

　　在过往的工作经验中，技术人员能够预见到AVIT在他的领域中的早期发展，并与IT团队一起积极地规划AV/IT。这个计划在后来得到了回报。

　　AV和IT在大学的融合在过去5到10年间呈爆炸式增长。几年前，人们开始准备逐步增加新的1Gb或更高的交换机，以适应AV设备。由于波束指向、QOS和开放端口发展迅速，这些新的接入点是必要的。网络团队需要了解AV是如何变化的，以及为什么他们的合作和洞察力对成功至关重要。

　　负责视听和网络协作人员需要花很长时间才能让所有人都站在同一立场上，并且完全理解为什么AV需要自己的子网和VLAN。但随着时间的推移，随着IT团队最终理解了AV的需求，现在，一切都变得简单明了，问题很快就可以通过帮助得到解决。

　　让AV项目开始似乎从来都不是一个大的挑战，这在一定程度上是因为奢侈地拥有一所注重技术的学校，对用技术推进教学感兴趣。平常我们遇到的最大挑战很常见：让每个人都同意并接受一个解决方案。

　　当致力于一些让很多人受益的事情时，例如AV-over-IP解决方案，技术服务人员就会清楚地认识到推进工作和保持教室在线是多么重要。能够通过电话对教室进行即时检修，而不用步行穿过校园，为创新、实验、项目完成和培训用户使用新技术创造了更多时间。它把日常工作减少到最低限度，有利于更多校园知识的产生，这是全面的胜利。

　　作用：持续给您的IT部门培训最新的AV技术，这样他们就可以开始了解为了成功而一起工作是多么重要。从一开始就听取他们关于如何更好地发展新技术的建议和意见。

　　提高理解的实际方法

　　两个部门的地理位置相近，对鼓励教育和理解新技术大有裨益。IT部门中有AV部门，以确保持续的沟通。有一个网络操作团队坐在AV技术人员旁边，可以让他们看到一些挑战和痛点。IT人员通常都乐于发现和解决挑战，因此他利用了这种紧密的联系、坚实的团队合作和协作，使AV问题的解决更多地成为一个团队努力的成果。

　　我们开始每天和网络运营团队进行五分钟的早会，就是为了了解当天即将发生的任何事情。这让我们的帮助台、媒体服务和网络团队的合作伙伴关系更具协作性，他们在如何解决问题上有了发言权，从而推动我们朝着一个共同的目标前进。

　　同样，在在另一个团队，AV曾经是其中的一部分，所以人们对AV的作用有很好的理解。有时候，IT只是提供交换机和VLAN来加快速度。在其他时候，他们并不清楚AV到底在做什么，但两者之间有一定程度的信任；例如，AV有一个操作系统通过IT的安全协议运行。在会议室和数字标牌项目中，IT很好地理解AV正在尝试做什么，并能够直接解决问题。

　　作用：安排一系列简短的会议，让AV和IT部门的成员聚在一起讨论问题，这样你们就可以一起解决问题、安装和升级。它鼓励在重要问题上更频繁地沟通，并通过日常互动建立起一定程度的信任。

　　沟通是关键

　　确保团队朝着同一个目标努力的最好方法之一就是明确方向。媒体服务团队与AV密切合作，规划这些多媒体教室、升级的时间表和确定的年度预算，同时允许在这些房间中增加技术的灵活性。

　　AV有一个明确的方向，他们都密切合作，决定下一步要处理哪些项目。一旦确定了项目的优先级，他们就着手创建一个项目团队，尽早让利益相关者参与进来，并确保在每个步骤都进行了沟通。树立榜样是推动团队合作、让其他团队效仿的最佳方式，因此，在沟通方面，要努力带头。

　　团队每年要开几次会来审查项目的计划和范围。团队使用一个工单系统，它会在需要时按需分配AV。例如，事情被非常精简和快速地转移到云，一切都准备得很快，甚至后台的接口也很快完成。

　　作用：明确AV方向、项目和时间表，然后建立一种机制，简短、频繁的会议或较大型的概述，将其传达给所有利益相关者。

　　制定有效的解决策略

　　解决问题和解决方案总是一个挑战。让尽可能多的利益相关者尽早参与到一个过程中来缓解问题。团队需要汇集IT团队、设施、院长、主席、教员和任何希望了解下一个AV项目的高管。

　　用户严重依赖它的AV合作伙伴。拥有一个具备知识和洞察力的外部伙伴有助于解决更大挑战。通常，这意味着找到问题的真正原因。一起工作寻找解决方案可能很有挑战性，但这也是一个展示团队合作能力且令人兴奋的机会。

　　系统需要一个VLAN热线，这样IT就可以立即在网络上进行切换，而且可以远程操作。共享网络给AV一个预分配的独立VLAN，所以没有两者交叉。现场有电缆牵引工和网络安装工。所有这些因素都有助于快速反应。

　　作用：尽早让利益相关者参与进来以解决问题。当出现问题时，考虑找一个可以提供专业知识的外部合作伙伴。有一个适当的流程和资源来快速解决问题也很有帮助。

　　文化很重要

　　保证部门内的包容性，每个人的意见都是有价值的。如果发生冲突，需要与有关各方坐下来，听取他们的解决方案。每个人的观点都有价值，让他们可以在工作场所讨论出现的不同问题，这样他们就可以像一个团队一样前进。

　　我们还需要一种强大的人际关系和相互支持的文化。网络研讨会是一个特别有用的方法。这个部门新来的人需要时间来适应这种文化。一种强大的文化始于领导层，双方遵循工单协议，因此可以像团队的其他成员事情一样跟踪项目。

　　作用：创建一种重视员工意见、团队成员相互支持的文化。帮助新人适应文化，以身作则。

　　成功的AV和IT部门间的协同需要一段时间来发展，但一定是保持校园环境向前发展的必要条件。强大的沟通、紧密的物理和关系接近、定义良好的流程和包容的文化是确保AV和IT解决方案继续良好合作的几个基本要素。当所有这些因素都到位时，这可能最终是一场美妙的结合。