数字化时代下财务云在中小企业中的应用

　　【摘要】数字化时代，信息技术的发展推动了企业运营体系的在线化和数字化，为中小企业复工复产深度助力。在财务信息化建设中，灵活高效的财务云不仅实现移动办公，更借助智能化技术提升财务工作质量及运营效率，推进实现业财一体化。文章探讨了财务云应用对促进中小企业发展的意义，分析了财务云在中小企业应用时的影响因素以及解决思路。以期帮助广大中小企业拓展数字化思维，实现转型升级，在数字化变革中发展壮大。

　　一直以来，中小企业是推动国民经济发展，构造市场经济主体，促进社会稳定的基础力量，也是推动创新驱动发展的重要组成部分，大量新的技术、新的业态、新的模式，也源于广大中小企业的创新。当前，受复杂多变的国际经济形势和地缘政治等多重因素影响，国内经济环境面临需求收缩、供给冲击和预期转弱等多重压力，对全局下的中小企业带来了不同程度的冲击。随着数字经济在培育发展新动能、提升经济质量效益方面的作用日趋凸显，面对新时期新形势新挑战，广大中小企业在企业运营体系的在线化和信息化等数字化应用领域也取得了重大发展。语音会议、视频会议、移动协同办公系统为业务的沟通打破了时空界限，基于地理位置+ 人脸识别进行的非接触式考勤打卡突破了固定办公场所的限制，这些可能早已在大企业中屡见不鲜的应用场景，为中小企业的复工复产和数字化发展创造了条件。在企业管理中处于核心地位的财务管理，更需要在企业数字化运营中保证实时协同，不仅要支持正常业务的运转，还需要做好数据分析与数据加工，实现资源共享，为企业决策提供强有力的支撑，帮助企业度过危机。在新一轮科技革命和产业变革深入发展的背景下，总结和反思如何借助财务数字化手段来适应复杂多变的社会经济环境，如何通过“云”实现数字化转型为企业赋能也成为中小企业管理者和财务人员重视的焦点。

　　一、中小企业应用财务云的意义

　　（一）财务云改变了企业传统的运作模式

　　财务云是一种基于财务共享服务的管理模式，也是新兴技术在财务领域的应用，它融合大数据、人工智能、移动互联、云计算、物联网等信息技术，提升了财务服务的用户体验，实现了财务共享服务、财务管理、资金管理集中与统一，促进了财务的转型，是财务信息化在新技术引领下的发展和延伸。

　　财务云作为一种建立在云计算和大数据基础上，以互联网为媒介，由专门服务商提供软件、硬件及其维护服务的在线财务系统，突破了时间和空间的桎梏，不在局限于内部终端的使用，财务人员在手机等客户端上就能移动办公，对新业态下的共享经济和灵活用工也是一种很好的手段；财务云产品对于软件生产商来讲开发和产品迭代更容易，避免了本地部署对于用户IT 环境的适配问题和性能问题，也更加适应其他信息化工具进行数据接口对接；云平台智能化和自动化技术的发展使财务与业务化繁为简，更加智能的流程跟踪和数据分析结合图表化、视窗化的效果，加强了企业管理者对财务信息的理解，从而更好的提高决策水平。

　　（二）有利于企业降低成本

　　目前很多中小企业使用的电算化软件仍然以本地化部署的传统财务软件为主，部分企业通过 ERP 系统去实现企业的集成化管理。在成本投入上，主要包括软硬件系统采购成本、IT 系统部署和实施成本及IT 系统维护成本，随着业务规模的扩张，后续还需要大量的投入进行升级扩容。云平台服务商为中小企业构建起实施信息化所需要的所有网络基础设施及软件、硬件运作平台，中小企业不需要购买服务器、软件产品和设置专门的IT 维护岗位，通过按年支付使用费或租赁费的方式在经济上更为划算，有利于降低企业的运行成本。

　　（三）有助于信息的获取与整合

　　财务云通过终端随时随地登录等特点使财务管理更加灵活，云端可同时处理企业本地和异地各分散业务点的账务，智能化的解决方案让财务流转更加顺畅、账务处理更加及时、资金规划更加有效。企业管理者可以及时掌握数据，了解预算执行情况，进而将财务管理由事后控制转为实时监控。同时，企业各个部门可根据权限及时查看相应的经营数据，通过系统应用来提高信息的传递效率，使各个部门的衔接更加紧密，提升企业整合能力。

　　（四）有助于规范管理和提升财务工作质量

　　财务云利用人工智能和大数据技术，通过一套完整的操作与分析处理程序，进一步细化和明确了业务和财务的职能分工，促进从业务到财务的高度协同。财务云的业务标准化、流程规范化、数据精确化模式，有助于规范会计核算，提高财务工作效率，提升财务服务质量；有助于约束中小企业财务行为，使其按照协作、规范、健康的方向发展，从而提高了企业对风险的抵御能力和识别处理能力。

　　二、中小企业对财务云产品的选择和应用

　　（一）根据企业的发展阶段选择财务云服务模式

　　对应中小企业的规模和发展阶段，财务云可以提供三种服务模式：

　　1. SaaS（软件即服务）模式

　　SaaS 构建财务云的会计核算、管理、分析系统，并与其他系统融合，以支付服务费的方式通过网络交付给用户。对于规模不大的企业，用户只需要为自己使用的功能化模块支付服务费即可解决财务问题，不需要员工具有太高的IT 基础，从网页浏览器中就直接运行应用而无需下载和安装任何软件，可从任何时间和任何连通互联网的位置访问应用数据从而轻松增强移动性，并且多个企业用户同时操作使用同一个软件也不会互相干扰。

　　2. PaaS（平台即服务）模式

　　PaaS 构建会计信息化新应用、新服务的开发平台及云会计的数据库服务，企业从基于云的简单应用到启用云的复杂应用程序皆可。当企业已经进入发展阶段，财务人员对财务云的应用比较熟悉，对软件的功能扩展有着一定的需求，从而需要更加针对性的服务时，开发平台提供大数据、AI 等新技术，通过中间件、开发工具等功能便于企业自行开发或定制财务人员需要的应用程序，按需逐步扩容，这样资源利用率高而初始成本较低。

　　3. IaaS（基础设施即服务）模式

　　当企业发展到一定规模，进入精细度运营阶段，这也是财务分析为主的决策支持型应用阶段，需要对企业的相关工作流程进行全方位的实时监控，此时企业具备相应的IT 技术团队，借助IaaS 解决方案，可以根据需要灵活地纵向扩展，帮助企业快速预配新的应用程序，并提高底层基础结构的可靠性。这种模式更适合于对数据安全非常敏感、对云计算有着较高要求的企业。

　　（二）根据企业的实际需求选择财务云产品

　　在基于SaaS 模式和PaaS 模式的现实应用中，对于财务基础比较薄弱的企业，对应的财务工作也比较简单，企业需求也相对比较简单，这些企业往往对云产品的价格和安全性、稳定性较为敏感。标准的财务云产品可以满足企业一般会计核算的需要，有些云产品还提供分行业（如贸易业、物流业、服务业、制造业等）的标准解决方案，按行业进行标准化设置和开发，企业可以简单实施或不实施即可以上线使用。云进销产品可以帮助有采购、销售、仓库管理需求的工业、商业、贸易领域小微企业实现业务数据的智能化分析和全面实现云上采购、销售、库存的经营管理模式。

　　对于业财融合有着较高需求的企业，财务运营体系和财务管理能力具备一定水平，传统ERP 软件的财务、供应链、生产制造、人力资源等功能也可以通过云ERP 产品来实现，云ERP 不限于财务部门单独使用，而是销售、生产、库房等多个部门的财务业务一体化应用。供应链云、资金云、税务云、协同云等模块的综合应用更是可以帮助中小企业实现一体化经营管理。

　　（三）根据财务管控的应用场景选择其他云产品

　　根据企业财务管理存在的重点、难点、弱点对财务云进行功能扩展或是同其他云产品进行数据对接，都极大丰富了企业财务管控的应用场景。

　　例如企业银行账户较多且支付频繁，在日常维护账户余额或支付款项时，需要登录网银进行查询、制单、授权，再登录财务管理系统去录入凭证，这需要财务人员在两套系统中反复切换、重复操作，除增加时间成本和人力成本外，也造成业务和财务资金分离，无法实现业、财、资闭环管理，而一些基于SaaS 模式的银企支付产品，账户管理、费用报销、支付款项、余额查询、自动对账、资金归集在一个平台的应用，实现了业务、财务、资金管理一体化。

　　如果企业存在大量的员工报销，在传统方式下处理员工报销时，即使有OA 协同办公系统的协助，很大一部分工作仍需要财务人员手工处理，逐张加计发票金额核验报销金额，手工输入发票数据进行网上验真，不仅耗费大量的人力和时间，还容易出现错误。云报销系统通过移动化和自动化等一系列手段简化了报销流程，提高了整体效率。员工通过手机APP 拍摄纸质发票进行上传完成发票验真，导入电子发票自动验伪查重；自动拆分、计算进项税额；规则内嵌自动预审，提升财务合规稽核效率；费用灵活分摊、准确归属；多维度的预算分析，实现事前预算——事中控制——事后分析的精细化费用管控；最后报销单自动生成财务凭证，实时联查。

　　三、财务云在中小企业应用的影响因素与应对策略

　　（一）企业管理者方面

　　简单把软件和流程上“云”结合，并不一定是数字化转型，很多中小企业在信息化建设过程中会面临一个矛盾困境，即使购买了多款云产品，但转型依然没有太大起色，背后原因很多是中小企业决策层存在的问题。在中小企业里，经营理念很大程度上是企业管理者思想的延伸，一旦企业管理者没有良好的管理技巧或数字化思维，不了解应用财务云会给企业在管理、效率、效益和竞争力等方面带来哪些益处，也没有认识到是否是管理的缺失、制度和流程的不健全造成对财务云系统充分发挥作用的掣肘，这样再好的云产品也无法发挥有效的作用。

　　加强中小企业管理者对财务云等信息化建设的重视度，管理者要认识到数字化是企业未来发展的必由之路，以长远的目光去了解因时代发展应运而生的财务云，认识到财务云以低成本、灵活性、可扩展等优势，给企业带来的数据共享、管理升级；同时也要认清财务云并不是万能的，在关键节点和重要环节须具备应对之策，以弥补系统的不足。

　　（二）财务人员方面

　　中小企业的财务人员由于长期采取传统的会计模式进行工作，虽然已经积累了充足的会计工作经验，但是对现代化的管理方式和信息技术还缺乏了解，对系统是否稳定、数据是否安全、存储是否可靠还存有疑虑，认为传统的方式更可靠，对学习新事物方面没有很大的兴趣。但财务人员要认识到传统会计必将在数字时代被逐渐淘汰，了解财务云在提高工作效率、减少人力消耗方面的优势及对企业发展的重大意义，把对财务云等财务信息化软件和计算机应用技术的学习作为一项会计继续教育来提升自身职业能力和业务水平，适应企业对新型财务人才的需求。

　　对于财务部门的管理者，还要认识到财务云的充分应用是借助智能化技术提升财务数据质量及运营效率，重构财务职能、赋能业务、辅助经营和支撑决策的过程。财务人员职能不再局限于会计和管控，而是要成为企业的价值引领者，而随着财务职能的转型，财务部门的组织架构需要相应的调整，也需充分配备具有相应技能的财务人员，以创新意识和创新能力来发掘出财务云的更大价值。

　　（三）财务云产品的适用性方面

　　虽然财务云在一些中小企业已经得到了应用，但是企业间发展状况不同，也缺乏互相沟通，在选择实施财务云产品时，往往都是通过服务提供商的推介，难以真正设身处地的去了解财务云产品在该企业应用的实际情况。目前的财务云产品在继承财务电算化软件的基础上还融入了管理思想，特别是云ERP 产品，内部承载着复杂的业务逻辑和行为思维，各个财务云产品的关键控制点设置也不尽相同，完全符合中小企业发展特征的个性化定制产品较少。如果使用的是不符合企业自身特点的SaaS 产品或者云ERP 产品，发现与企业的管理风格、财务环境并不匹配，流程也不通畅，与其他业务系统之间数据无法贯通，各应用之间形成相互孤立的数据孤岛，那么用数据来驱动企业管理决策的初心也将大打折扣。

　　增强财务云产品在企业的适用性，需要企业从清晰的定位出发，既要结合自身现实需求选择财务云产品，也要按照企业的发展趋势以前瞻性的目光来选择，选择关键控制点和核心要素更符合本企业管理要求的财务云产品；需要企业从内部变革出发，在财务云应用后，其机构设置和业务流程都会与以前有所不同，企业应在深入分析的基础上对机构设置和业务流程进行适当的变更，使各业务之间实现有效衔接；需要企业从制度建设出发，通过发现在使用财务云等信息化工具过程中暴露出的问题，用制度来明确相关流程的行为执行标准、奖惩标准、成本费用标准、时效标准、表单证据链标准等，给企业信息化建设夯实基础、补齐短板。

　　（四）财务云产品的应用风险方面

　　财务云给企业带来价值的同时，也存在着一些风险因素，如数据泄露风险、系统操作风险、容灾备份风险、可扩展性风险、系统迁移风险等，需要企业科学规划、强化管理、积极应对。

　　在数据泄露风险上。企业对数据实施分类分级管理，划分出公开数据、秘密数据、绝密数据；建立健全内控机制，通过访问控制、权限管理来完善规范操作流程并强化监督；在员工中设立一人一码，登录时进行身份识别并对操作全程留痕，有效实施动态云端监控；利用技术化手段强化信息的加密防护措施，有效阻止外来攻击，实现对异常进出数据的实时监控。

　　在系统操作风险上。加强员工对系统使用培训的针对性和实用性；强化员工风险意识，杜绝账号借用，防范账号被冒用、盗用；强化财务内部控制，录入和审核职位分离，严格授权程序。

　　在容灾备份风险上。始终树立数据安全、数据完整是企业发展的生命线。做好数据的实时或者定时备份，云端备份与介质备份相结合；建立数据被篡改后可以恢复的保障；建立数据损坏、丢失时的应急恢复措施，做到历史数据不丢失，正常业务仍能实时进行。

　　在可拓展性风险上。由于财务云的基础功能模板应用上还需要根据企业业务需求去灵活进行模块组装和功能定制，这样在选择云产品服务商时要考虑其规模和服务水平、价格和信誉等因素；企业的会计信息系统应处于一个统一可扩展的平台上，要考虑财务云系统与其他业务支持系统和资源服务的互通互联。

　　企业应用财务云后，数据存在于互联网上，数据取得的便利性受到网络环境的影响，数据存储的速度也受到网络带宽的影响，延时、卡顿情况有时也难以控制。此外，并不是所有的会计信息都适合在“云”上运行，企业现有的会计信息系统是否能匹配适合的财务云系统进行数据转化，这些因素也需要企业充分考虑。

　　四、结语

　　中小企业作为国民经济的重要组成部分，对推动经济恢复发展、畅通国内大循环、扩大社会就业、提升市场活力等方面的作用也更加显著。尽管在未来一段不短的时期内，广大中小企业依旧要面对不容乐观的经济环境，更加复杂的管理挑战，但是在开拓创新的道路上，中小企业对数字化转型有着强烈的现实需求，灵活高效的财务云作为企业上云的重要突破口，能加速企业各项业务的“云化”，从而全面实现企业的转型与升级。夯实基础、勤练内功、厚积薄发的中小企业定能在这场数字化变革中发展壮大。

　　主要参考文献：

　　[1] 胡仁昱. 会计信息系统[M]. 大连：东北财经大学出版社， 2021:390-416.

　　[2] 夏漾. 后疫情时代视角下中小企业会计信息化的思考 [J]. 中国宽度，2021(3)：180-181.

　　责编：杨雪