数字时代会计档案电子化的研究与启示

　　【摘要】数字化时代的电子交易凭证发展迅速，国家政策对会计电子档案的发展给予高度重视，多次出台有关文件，指导企业开展相关工作。文章从政策研究的角度出发，对比电子会计档案管理和传统会计档案管理的差异，通过案例分析其应用价值。最后从改变观念、推进财务数字化转型、加强信息系统建设和优化流程等方面提出会计档案电子化的建设思路。

　　随着中国经济的迅速发展, 以及互联网、信息化、数字化技术在商务领域的广泛应用, 电子交易凭证数量以几何级数增加，逐渐成为数字经济的重要组成部分。财政部、商务部、国税总局、国家档案局先后下发有关文件，指导各行各业开展会计档案电子化工作，一方面在制度和政策层面提出明确的要求，另一方面在实践层面鼓励企业创新，推动企业试点先行，研发相关信息技术，为社会和企业创造价值。

　　一、背景

　　（一）会计档案电子化相关政策

　　2012 年我国开始推行电子发票应用试点，同年财政部和国家档案局陆续组织信息化程度较高的企业开展了会计档案电子化试点。为了适应互联网技术的发展，2013 年财政部下发了《企业会计信息化工作规范》, 规范了企业电子会计凭证的管理，并首次提出了满足条件的会计资料可以不输出纸质资料。2015 年财政部、国家档案局发布了《会计档案管理办法》，明确指出“单位可以利用计算机、网络通信等信息技术手段管理会计档案”“满足一定条件的单位内部形成的属于归档范围的电子会计资料可仅以电子形式保存”。该制度确立了电子会计凭证的合法效力。

　　随着电子会计凭证相关技术日益成熟、应用覆盖面的不断扩大，2020 年3 月，财政部、国家档案局发布了《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》，明确规定“电子会计档案可不再另以纸质形式保存”“电子会计凭证与纸质会计凭证具有同等法律效力”“电子会计凭证可直接报销入账归档，企业无需打印纸质资料”“单位以电子会计凭证的纸质打印件作为报销入账归档依据的，必须同时保存打印该纸质件的电子会计凭证”“单位和个人在电子会计凭证报销入账归档中存在违反本通知规定行为的，县级以上人民政府财政部门、档案行政管理部门应当……处理处罚”。该文件要求电子会计凭证必须归档，允许具备条件的企业实行电子会计档案归档单轨制，对违反要求的企业组织予以处罚。

　　（二）我国会计凭证电子化的发展

　　2020 年我国电子发票开具数量为246.7 亿张，较2017 年增长145.4%，电子发票的渗透率进一步增长；2021 年电子发票开具数量将近500 亿张。财政部票据管理中心正式实施财政票据的电子化管理, 财政票据也由纸质载体转变为电子载体。商业银行已经用银行电子回单替代了传统纸质回单。从企业内部看，很多企业普遍上线财务共享、会计核算、费用控制、财务报表等信息系统，应用了影像和OCR 技术，会计信息化、智能化、数字化程度越来越高。会计凭证载体的变化直接决定了会计档案载体由纸质向电子的转变, 而且其转变速度远超其他类别的档案，这些都为会计档案电子化拓展了发展通道。

　　二、会计档案电子化的应用价值

　　（一）纸质会计档案的管理痛点

　　1. 管理成本较高。企业会计凭证、账簿、报表等文件资料众多，纸质会计档案打印成本较高，实物档案需要占用较大的空间，长期保存要持续投入存放成本、维护成本和人工管理成本，保管到期后还要发生销毁成本。2018 年京东商城共开具电子发票14 亿张，如果打印需要耗费企业各类耗材和人工成本高达4 亿元。

　　2. 归档步骤繁琐。纸质会计档案需要会计人员耗费大量时间进行分类整理、粘贴装订、分册入盒、编制清册、搬运移交；档案人员要办理接收、搬运、上架、登记等手续。从财务人员整理到档案部门上架，一般要耗时一周以上。

　　3. 档案调阅效率低。实物会计档案往往分散在不同业务单位，给审阅人员增加了工作量；实物档案的检索信息较少，查询难度较大；档案借出归还靠人工管理，容易出现借阅丢失或长期不还难追索的情况。根据有关专家测算，电子档案检索平均时间2 分钟，而纸质档案检索调阅约2 个小时；借阅会计档案通常需要人工搬运，要查阅具体会计凭证还需要人工翻阅，耗时耗力；接受审计、监督检查时需要配备符合标准的场地和保险柜临时存放会计账表。

　　4. 存在安全风险。纸质资料易被篡改、伪造和损坏；如果要异地使用、借阅，纸质资料需要邮寄，增加了档案丢失损毁风险；实物会计档案备份成本高，通常不备份，一旦管理不到位，造成的管理问题和损失难以弥补。例如，某企业丢失会计凭证，导致税务稽查时无法提供发票等证明信息，存在税收风险；某企业重要原始凭据损坏，导致工程长期不能办理竣工验收手续。

　　5. 数据资料不能充分利用。数字化时代的会计档案承载了大量的数据信息，通常这些信息是被打印出来存放而不是作为数据档案存放。这种方式无异于放弃了对会计数据资产的管理和再利用，从而造成了极大的资源浪费。

　　（二）电子会计档案的管理优势

　　1. 社会效益。会计档案电子化将节约大量纸张，减少社会资源耗费，降低企业花费，有利于促进企业形成绿色、低碳的发展方式。例如浙江省新华书店的会计档案电子化后，每年节约会计凭证和账簿报表打印纸超过30 吨。

　　2. 经济效益。会计档案电子化有助于促进企业无纸化报销，取消电子发票及验真结果打印，可节约打印成本；电子会计凭证采用数字存储方式，减少档案存放场地、货架、外包装等成本；电子会计档案系统可以支持异地审计、检查，减少企业差旅、邮寄费用。

　　3. 管理效益。会计档案电子化可以解决企业集团多地档案管理的难题；信息系统可以自动完成繁杂的单据匹配，并且能够一键式成册归档，大幅提高了财务和档案管理部门工作效率；档案管理系统可通过丰富的检索条件，随时、跨地域调取电子文件，为审计检查调阅会计资料节省大量时间和人力。中国人保财险集团公司共享中心实施会计档案电子化后, 会计档案管理效率提高了3 倍多, 以前共享中心需要4 人管理会计档案, 现在只需1 人。

　　4. 安全效益。会计电子档案统一存储管理，采用数字水印、电子印章和签名等安全技术，数据定时备份，并进行权限控制，能够追溯档案管理各环节，提高了会计档案管理的安全性；企业会计档案易于集中管理，避免了会计档案分散在各区域所带来的管理风险。

　　三、典型案例分析

　　中兴通讯倡导绿色环保管理理念，在原始凭证电子化、档案管理流程和制度规范化，电子档案信息系统化等方面展开全面实践。中兴通讯档案管理规范采用三统一原则，即分类标准统一、档案形成统一、管理要求统一，将各类会计账册分门别类进行保管。为了实现电子流和实物流的无缝连接，中兴通讯将实物类会计档案转化为电子影像，实现了档案电子流和实物流的分离，同时通过索引号建立了电子文件和实物文件的对应关系。通过对会计档案全部电子化，并且将电子影像和实物档案有效匹配，在档案调阅效率显著提升的同时大幅度降低了打印成本，仅商旅报销业务每年节约纸张相当于 1400 多辆汽车一年的排放量。中兴通讯实现会计档案电子化之前要将全国各地会计凭证邮寄到西安的财务共享服务中心，电子化后每年节约邮寄成本上千万元。同时，对于该集团160 多个海外代表处和遍布全国的分支机构来说，会计档案电子化不仅有利于档案调阅，而且减少了跨地域管理风险[2]。

　　某大型国企将会计档案管理系统定位为如实记录、安全归档会计核算系统已生成的凭证、账簿、报告及其他会计档案。会计档案管理系统包括收集、整理、保管、检索、利用、鉴定、统计等功能，内含20 个工作流程，从“收、管、放、用”四个方面全方面无死角管理电子会计档案。会计核算系统每日凌晨将已过账的记账凭证、每月将电子账簿和报表自动传送到会计档案管理系统。会计档案管理系统通过整理功能建立账、表、单之间的联系，构建了信息之间的联系，实现了层层穿透查询。该企业采取闲时处理、单项传递不覆盖、记录收集点出现的问题、输出文件多重防伪、访问权限控制等方式保证了数据安全性和真实性。在信息技术方面，该企业采用双重数字签名+ 专用身份认证的方式，能够对PDF 文件内容及水印双重签名，防止对原文和水印的篡改。对安全级别高的档案使用USBKEY 登陆方式进行验证；运用敏捷开发框架，以轻写实加交互虚拟化的人机交互设计模式，显著提高系统的人机交互效率，使用户获得更好的使用体验；采用纯文件级数据检索，多线程并发检索的方式，保证了在结果准确的前提下查询效率的提高；采用自开发工作流引擎，运用图形化流程，灵活配置了准确高效的工作流。

　　碧桂园完善了电子会计凭证的接收管理、库存管理、调阅管理、处置管理，实现了对会计档案全周期的高效低险管理。该企业对档案类型和人员权限进行了高业务贴合度的分层与管理，对敏感数据实现了分层数据管理。碧桂园的会计档案管理实现了从低效高成本转型成高效低成本，从费时费力人工查询转变为智能检索，随需随用，每年节省人工、打印、快递、存储等费用约1 亿元。

　　四、总体思考

　　（一）深刻认识会计档案电子化的重要意义。

　　党的十八大报告强调，“要着力推进绿色发展、循环发展、低碳发展、形成节约资源和保护环境的空间格局、产业结构、生产方式、生活方式”。近年来，我国提出2030 年前实现碳达峰目标、2050 年前实现碳中和的能源战略目标。信息技术的发展带来了电子会计凭证替代纸质会计凭证的机遇，从而减少绿色资源耗费。然而受历史规定、工作习惯和传统观念的影响，绝大多数企业仍然将电子会计凭证输出为纸质文件管理，一方面造成了资源浪费，不符合党和国家“绿色发展”“低碳发展”战略，另一方面企业摆脱不了纸质凭证的传递，各类交易环节效率受到制约，阻碍了社会产品和服务模式的发展。一部分企业先行先试的成果已经证明会计档案电子化的可行性，如果每一个企业都能实现会计档案电子化，将会形成巨大的规模效应。

　　（二）加快财务工作向数字化转型。

　　会计档案电子化是建立在财务数字化转型基础之上。会计档案电子化不是简单的将纸质档案电子影像化，而是要通过信息技术、互联网技术让电子会计信息从归集到归档的全业务环节中不“脱轨”，持续在信息系统和网络组成的“高速轨道” 上流转，最终规范、安全、快速“总装交付”。为此，企业要持续推进财务工作的自动化、智能化和数字化；要基于财务数字化管理环境建章立制，改造和优化传统的会计工作流程；要应用现代技术开拓创新，建立高度标准化、集成化的信息系统。这将是一个系统工程，需要企业统筹规划，持续投入资源，攻克各项难关。

　　（三）建设功能完备，安全可靠的财务信息系统

　　会计档案电子化离不开会计电子档案系统的建设，企业一是要高度重视信息系统的网络设计、架构设计、功能设计，科学搭建会计电子信息流转立交桥，准确、完整、有效接收和读取电子会计凭证及其元数据，实现“四性校验”、自动匹配、一键归档、影像调阅、一键下载等必要功能；二是大力推进企业内外部、业务和财务信息系统之间的集成，实现电子会计凭证归集、报销、入账、归档各环节的全面贯通；三是要重视安全管理，包括物理安全和信息安全，建立权限管理和电子备份制度，以及防篡改机制，有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响；四是要充分应用信息技术，包括影像技术、OCR 识别、电子签名、数字印章等，提高信息系统应用效率和数据质量。

　　（四）建立完整高效的管理标准和流程

　　企业要根据自身的特点和业务需要，制定各类会计电子档案的格式和标准，制定会计电子档案的管理制度。企业要对电子档案的采集、整理、归档、借阅、销毁、权限制定符合档案管理和内部控制要求的流程，既有利于提升档案管理的效率，又有利于确保档案管理的安全。

　　主要参考文献：

　　[1] 蔡盈芳. 互联网＋会计档案管理[M]. 中国工信出版集团，2019.

　　[2] 陈虎，孙彦从，郭奕，郑芳，陈东升，赵旖旎，罗艳. 财务就是IT- 企业财务信息系统[M]. 中国财政经济出版社， 2017.

　　[3] 孙彦从，郭奕，扶冰清. 数字化时代的采集存储﹣电子影像＆电子档案系统[M]. 中国财政经济出版社，2021.

　　责编：吴迪

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