让会议变得高效

　　一个执行有效的会议是成果丰富的——该做的决定做了，该问的问题理清楚了，与会者该得到的信息也被告知了。作为一个商业机构的管理者，要注意避免被过多的会议牵绊住手脚。如何让会议的效率提高？这是有步骤可循的。在会议之前，请先落实明确的工作日程和具体目标。无论你的身份是会议主持人还是参会人员。

　　主持者要做的工作

　　·发布一个包括会议细节的工作日程，必须包括各个必要的会议背景和信息，会议的目的，和会议想要讨论或解决的议题。

　　·在拟定参会人员名单时要慎重考虑。确保只邀请最合适的人选参加会议。人数越少，代表你的传达难度越小，信息的传达效率越高。

　　·通知各个参会人员将会上要问的问题准备好，这将会大大节省会议的讨论时间。

　　·准备好所有事情。准时开始，准时结束。参加会议的人会因此感激你尊重他们的时间。

　　·要有决策力。如果想到一些极具创意但是与会议无关的点子，把它策划成下一次会议的主题。千万不要无的放矢，天南地北乱扯一通，否则所有与会人员都会感到迷惑甚至反感。因为这是一个工作会议而不是你个人的演讲表演。

　　·当一个决定做出或一个计划拟定以后，准备好完成落实相应的工作，不要让会议流于形式。

　　参与会议的人要做的工作

　　·如果会议日程有不确定的地方，请向会议的主办者询问，搞清楚会议的首要任务是什么。糊里糊涂地到场参会与缺席没什么两样。

　　·在会议开始十五分钟前简单记下你在会议上想发表的意见、看法或想问的问题。每个与会者事先小小的准备能把会议时间缩短一半。

　　·仔细阅读会议邀请上面的附带文件。

　　例如会议以何种语言作为官方用语；要求的着装；需要携带的资料

　　·如果材料给的不够清楚，那么直接提出问题。

　　另外，如果你在行政上拥有丰富经验，你一定会知道在会议之前发放好会议资料的重要性。没有什么比在会议上再给出资料更拖慢会议步调的，因为与会者必须用大量的时间去阅读和消化那些信息。你还需要制定一个紧密的会议流程，并严格执行。这样才能保证会议按原定的计划进行，从而提高效率。同时，必须充分估计会议中可能出现的突发情况和想好应对措施，这样才能保证会议有条不紊。

　　为会议设定一个具体而且现实的目标，每次都遵循上述技巧，相信你的会议将会更有效率。